Detalle Caracterización Gestión de Mejoramiento Continuo

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RESPONSABLES

PROPÓSITO Y ALCANCE DEL PROCESO

Propósito:Identificar, analizar y gestionar las no conformidades, los productos y servicios no conformes, mediante el análisis del seguimiento a los indicadores de gestión, y la formulación e implementación de las respectivas acciones correctivas y de mejora con el fin de prevenir o reducir efectos no deseados, y mejorar el desempeño y eficacia del SGD de la Administración municipal de Girardota.

INSTITUCIONAL (Transformación en Seguridad, Convivencia Ciudadana, Paz y Transparencia)

Alcance: Desde el análisis del seguimiento y medición de los indicadores de procesos, trámites y otros procedimientos administrativos, las no conformidades, los productos o servicios no conformes, hasta la formulación de oportunidades de mejora o acciones correctivas y la evaluación de la efectividad de estas, dando su cierre satisfactorio.

FASE DE GESTIÓN

# CICLO PHVA PROVEEDORES ENTRADAS/ INSUMOS ACTIVIDAD RESPONSABLE PRODUCTO/SERVICIO CLIENTES/USUARIOS Opciones
1230PDirección Estratégica.Normatividad vigente - Manual de gestión y desempeño de la Alcaldía.Definir el método de identificación de necesidades de grupos de valor del desempeño institucional.Alcalde.Política de seguimiento y evaluación del desempeño institucional.Todos los procesos del Sistema de Gestión y Desempeño.
1231PPlan de Desarrollo Territorial, Normatividad vigente.Necesidades y expectativas de los grupos de valor. Identificar los requisitos legales y reglamentarios de las partes interesadas.Comité institucional de gestión y desempeño.Diagnóstico general de los procesos.Grupo de valor interno.
1232PProceso Dirección Estratégica - Autoridades públicas.Plan de Desarrollo Territorial y planes de acción aplicables al proceso. NTC-ISO 9001:2015.Planificar el Sistema de Gestión y Desempeño bajo parámetros de calidad.Alcalde.Información documentada de procesosGrupo de valor interno - Todos los procesos del SGD.
1233HAutoridades públicas y autoridades técnicas.Normativa vigente y normas técnicas para la gestión de calidad.Definir el enfoque de procesos basado en riesgos y su estructura para el sostenimiento y la mejora, Formular y planificar instrumentos para la gestión por resultados (Revisión por la Dirección, Planes de acción).Alcalde / Secretarios de despacho / Líderes de los Procesos del SGD.Procesos del Sistema de Gestión y Desempeño.Planes de acción - Convocatoria para la Revisión por la Dirección.
1234HComité institucional de gestión y desempeño SGD.Estructura organizacional, de empleos y para la gestión administrativa.Definir y comunicar las responsabilidades y autoridades del personal.Comité institucional de gestión y desempeño.Matriz de responsabilidad, autoridad e información RACI.Grupo de valor interno- Todos los procesos del SGD
1235HSistema de Gestión y Desempeño SGD. Información documentada, e informes de procesos, Actas de Reunión Gestión y Comunicación RGC.Definir y comunicar la política de calidad y los objetivos de calidad, Evaluar el entendimiento de la política del SGD.Alcalde / Secretarios de despacho / Líderes de los Procesos del SGD.Política de calidad para el SGD.Grupo de valor interno - Todos los procesos del SGD.
1236HSistema de Gestión y Desempeño SGD. Información documentada e informes de procesos, Actas de Reunión Gestión y Comunicación RGC.Diseñar la información documentada de los procesos del SGD, Elaborar y/o actualizar el Manual de Calidad.Alcalde / Secretarios de despacho / Líderes de los Procesos del SGD.Manual SGD, Información documentada de los procesos.Grupo de valor interno - Todos los procesos del SGD.
1237HSistema de Gestión y Desempeño SGD. Información documentada e informes de procesos. Actas de reunión gestión y comunicación RGCControlar la información de documentada del SGDAlcalde / Secretarios de despacho / Líderes de los Procesos del SGD.Actas de reunión y evidencias de control a información documentada.Grupo de valor interno - Todos los procesos del SGD.
1238HSistema de Gestión y Desempeño SGD. Información documentada e informes de procesos , Actas de Reunión Gestión y Comunicación RGC.Efectuar la Revisión por la Dirección.Alcalde / Secretarios de despacho / Líderes de los Procesos del SGD.Informe y acta de Revisión por la Dirección.Grupos de valor interno y externo.
1239HSistema de Gestión y Desempeño SGD. Plan y programa de auditorías internasEjecutar auditoría interna a los procesos del SGDAlcalde / Secretarios de despacho / Líderes de los Procesos del SGD.Informes de auditoría interna. Grupo de valor interno - Todos los procesos del SGD.
1240VTodos los procesos del SGD.Políticas, Planes, Programas y Proyectos, Indicadores, Informes de auditorías internas y externas. Normas, Requerimientos de la Dirección, No Conformidades del SGD.Efectuar seguimiento y medición del proceso, Efectuar Reuniones de Gestión y Comunicación RGC por procesos de mejoramiento continuo.Alcalde / Secretarios de despacho / Líderes de los Procesos del SGD.Evidencias de medición y análisis, Actas de Reunión Gestión y Comunicación RGC, Sistema de información actualizado. Grupo de valor interno -Todos los procesos del SGD.
1241VTodos los procesos del SGD.Informes analizados.Ejecutar acciones correctivas, preventivas y de mejora.Líder Proceso Gestión de Mejoramiento Continuo - Líderes y Gestores de procesos del SGD. Informes de auditoría interna o externa - Resultados de autodiagnósticos.Comité Institucional de Gestión y Desempeño -Proceso Gestión de Evaluación y Control - Proceso Gestión de Mejoramiento Continuo - Autoridades públicas y entidades certificadoras.
1242VProceso Gestión de Mejoramiento Continuo.Procedimiento de gestión de riesgos.Hacer seguimiento a la gestión del riesgo.Alcalde / Secretarios de despacho / Líderes de los Procesos del SGD.Riesgos y oportunidades gestionados y evaluados a partir de los controles establecidos en la matriz de riesgos y oportunidades. Proceso Gestión de Mejoramiento Continuo.
1243VProceso Dirección Estratégica.Agenda de rendición de cuentas.Realizar seguimiento a la rendición de cuentas.Alcalde.Indicadores medidos, analizados y registrados en el Sistema de información del SGD, Informes de interventoría o supervisión del contrato elaborados mensualmente, Informes de auditorías internas y externas, Resultados de la gestión de riesgos y oportunidades evaluados a partir de los controles establecidos en la matriz de riesgos y oportunidades.Grupos de valor interno y externo.
1244ATodos los Procesos del SGD.Planes de mejora y PQRSD.Realizar seguimiento al cumplimiento o avance de las acciones planteadas en los planes de mejoramiento y a la gestión de PQRSD.Alcalde / Secretarios de despacho / Líderes de los Procesos del SGD.Informe de seguimiento de las PQRSD y a los planes de mejoramiento de auditorías internas y externas y el estado de los planes de mejoramiento.Grupos de valor interno y externo.
1245AGrupos de Valor Auditores, Proceso de Dirección Estratégica.PQRSD, Informes de auditoría, Resultados de los indicadores, Requerimientos de los entes de control, Necesidades de mejora desde la revisión por la dirección, autoevaluaciones y autodiagnóstico.Gestión de las acciones correctivas, preventivas y de mejora- ACPM.Alcalde / Secretarios de despacho / Líderes de los Procesos del SGD.Mejoras gestionadas o tramitadas.Grupos de Valor, Auditores, Proceso Dirección Estratégica, Proceso Gestión de Mejoramiento Continuo, Proceso Gestión de Evaluación y Control.
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