| 1246 | P | Dirección Estratégica. | Plan de Desarrollo Territorial sancionado. | Planear e identificar los planes, programas y proyectos afines al proceso. | Secretario o subsecretario del proceso. | Borrador del plan de acción remitido para aprobación. | Dirección Estratégica | |
| 1247 | P | Gestión Financiera. | Plan de acción aprobado, con el POAI para la dependencia. | Identificar el presupuesto y proyectar en el POAI. | Secretario o subsecretario del proceso. | POAI remitido para aprobación. | Proceso Gestión Financiera, Secretaría de Planeación. | |
| 1248 | P | Proveedores de bienes y/o servicios. | Bienes y/o servicios contratados. | Proyectar el plan anual de adquisiciones de la dependencia. | Secretario o subsecretario del proceso. | Plan anual de adquisiciones de la secretaría. | Proceso Gestión de Recursos Físico. | |
| 1249 | P | Sistema de Gestión y Desempeño SGD. | Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG. | Definir la política de gestión documental y el Plan Institucional de Archivos PINAR. | Secretario o subsecretario del proceso. | Política de Gestión Documental, Plan institucional de Archivos PINAR. | Todos los procesos. | |
| 1250 | P | Ley de archivos. | Política de gestión documental. | Definir el programa de gestión documental y los instrumentos archivísticos (TRD, TVD, Banco de términos y cuadro de clasificación documental). | Técnico administrativo | Programa de Gestión Documental e instrumentos archivísticos. | Todos los procesos. | |
| 1251 | P | Todos los procesos. | Solicitud de transferencia documental. | Programar la transferencia documental. | Técnico y Auxiliar administrativo | Programa de transferencia primaria. | Todos los procesos. | |
| 1252 | P | Comunidad, entidades públicas y privadas y dependencias de la Alcaldía. | Documentos para el respectivo tramite | Planear cronograma diario (del día siguiente). | Auxiliar administrativo | Comunicaciones oficiales entregadas. | Todos los procesos y dependencias - Archivo general del municipio. | |
| 1253 | H | Administración Municipal de Girardota. | Tipos documentales. | Recepcionar y distribuir las comunicaciones oficiales de entrada y salida. | Archivo General del Municipio. | Formato de control de entrega de recibidos. | Administración Municipal de Girardota. | |
| 1254 | H | Archivo General del Municipio | Cronograma del día siguiente. | Llevar a cabo el cronograma establecido de entrada y salida de comunicaciones internas. | Archivo General del Municipio. | Formatos diligenciados. | Administración Municipal de Girardota y comunidad. | |
| 1255 | H | Todos los procesos | Tabla de Retención Documental. | Preparar los documentos para la disposición final y realizar la transferencia documental. | Profesional, Técnico y Auxiliar administrativo de la dependencia. | Formato único de inventario documental firmado como constancia de recibido a satisfacción. | Proceso Gestión Documental. | |
| 1256 | H | Todos los procesos | Archivos técnicamente preparados. | Recibir las transferencias primarias y verificar el cumplimiento de condiciones técnicas. | Técnico administrativo y Auxiliar administrativo. | Formato único de inventario documental actualizado. | Todos los procesos y dependencias. | |
| 1257 | H | Todos los procesos | Documentación transferida. | Realizar la disposición final de los documentos para archivo y custodia. | Técnico administrativo y Auxiliar administrativo. | Archivos documentales valorados y almacenados. | Proceso Gestión Documental. | |
| 1258 | H | Todos los procesos | Solicitud de documento. | Realizar la consulta documental. | Técnico administrativo. | Copia de documento solicitado. | Grupo de interés. | |
| 1259 | V | Proceso Gestión Documental | Información de la gestión del proceso. | Realizar el seguimiento, medición, análisis y registro de los indicadores del proceso. | Secretario de Servicios Administrativos. | Indicadores medidos, analizados y registrados en el Sistema de información del SGD. | Dirección Estratégica - Grupos de valor. | |
| 1260 | V | Proceso Gestión Legal | Manual de supervisión, Resultados de la gestión en los contratos. | Realizar la supervisión de contratos. | Secretario de Servicios Administrativos. | Informes de supervisión del contrato elaborados mensualmente. | Proceso Gestión Legal | |
| 1261 | V | Comité Institucional de Control Interno - Entes de control externo | Planes y programas de auditorías internas - Planes y programas de auditorías externas - Requerimientos. | Atender de las auditorías externas y realización de las auditorías internas, autoevaluación y autodiagnósticos. | Secretario de Servicios Administrativos. | Informes de auditorías internas o externas, Resultados de autoevaluación y autodiagnósticos. | Comité Institucional de Control Interno - Proceso Gestión de Evaluación y Control - Proceso de Gestión de Mejoramiento Continuo - Entes de control externo. | |
| 1262 | V | Proceso Gestión de Mejoramiento Continuo. | Procedimiento de gestión del riesgo. | Gestion del riesgo. | Secretario de Servicios Administrativos. | Riesgos y oportunidades gestionados y evaluados a partir de los controles establecidos en la matriz de riesgos y oportunidades. | Proceso Gestión de Mejoramiento Continuo. | |
| 1263 | V | Dirección Estratégica | Agenda de rendición de cuentas. | Participar de la rendición de cuentas. | Secretario de Servicios Administrativos. | Indicadores medidos, analizados y registrados en el sistema de información del SGD, Informes de interventoría o supervisión del contrato elaborados mensualmente, Informes de auditorías internas y externas, Resultados de la gestión de riesgos y oportunidades evaluados a partir de los controles establecidos en la Matriz de riesgos y oportunidades. | Alcalde - Dirección Estratégica - Grupos de valor | |
| 1264 | V | Todos los procesos | Cronograma de transferencia. | Verificar la transferencia documental y el cumplimiento de requisitos técnicos. | Técnico administrativo y Auxiliar administrativo | Formulario único de inventario documental firmado. | Proceso Gestión Documental. | |
| 1266 | A | Grupos de valor - Auditores - Proceso Gestión Documental. | PQRSD - Informes de auditoría - Resultados de los indicadores - Requerimientos de los entes de control -Necesidades de mejora desde la revisión por la dirección - Autoevaluaciones y autodiagnósticos. | Gestiónar las acciones correctivas, preventivas y de mejora- ACPM. | Funcionario designado. | Mejoras gestionadas o tramitadas. | Grupos de Valor - Auditores - Proceso Gestión Documental - Proceso Gestión de Mejoramiento Continuo. | |
| 1267 | A | Grupos de valor - Auditores - Proceso Gestión Documental. | Plan de Desarrollo Territorial aprobado para la vigencia, Contexto Interno-Externo, PQRSD, Informes de auditoría, Resultados de los indicadores, Requerimientos de los entes de control
Necesidades de mejora desde la revisión por la dirección, Mapa de riesgos. | Actualizar de los controles de la gestión del riesgo y las oportunidades. | Funcionario designado. | Controles de gestión del riesgo actualizado o mejorados. | Grupos de Valor - Auditores - Proceso Gestión Documental - Proceso Gestión de Mejoramiento Continuo. | |